Contexte
Occasions974, un concessionnaire de voitures d’occasion à la Réunion est une entreprise en pleine croissance qui vend des véhicules d'occasion à des particuliers et des entreprises. Avant de mettre en place Odoo, le concessionnaire utilisait un système de gestion manuelle et papier pour gérer ses achats, ses ventes, ses stocks.
Problématique
Ce système de gestion manuelle n’est pas le plus efficace, est sujet à des erreurs humaines mais est surtout chronophage. La société éprouve notamment des difficultés à suivre en temps réel la rentabilité de chaque vente et à générer des rapports précis. De plus, la société souhaite se développer sur un nouveau canal de vente, le web, mais ne dispose pas des outils nécessaires pour y parvenir efficacement.
Workshop de spécifications
Avant d'effectuer la mise en place de la solution, nous avons réalisé des Workshops, des ateliers de travail exécutés en collaboration avec les équipes de notre client pour comprendre leurs processus métier et identifier les besoins fonctionnels. Pour cela, lors des ateliers de travail, nous avons utilisé des techniques de brainstorming et de mind mapping pour explorer les différents scénarios et cas d'utilisation.
Une fois que nous avons eu une vision claire des processus à mettre en place, nous avons utilisé la notation BPMN (Business Process Model and Notation) pour les formaliser. Cette notation standardisée permet de représenter graphiquement les processus métier, en utilisant des symboles et des connecteurs pour représenter les différentes étapes, les décisions et les flux d'information.
L'utilisation de la notation BPMN présente plusieurs avantages. Tout d'abord, elle permet de s'assurer que tous les processus sont clairement définis et documentés, ce qui facilite la communication et la compréhension entre les différentes parties prenantes. Ensuite, elle permet de simuler et de tester les processus avant leur mise en place, ce qui garantit de détecter et de corriger les éventuels problèmes ou incohérences. Enfin, elle facilite la maintenance et l'évolution des processus, en fournissant une base solide et structurée pour les modifications futures.
Dans le cadre de notre projet de mise en place d'Odoo pour un concessionnaire d'occasion, nous avons utilisé la notation BPMN pour formaliser les processus de vente, d'achat, de gestion de stock, de vente, et de SAV.
Grâce à cette approche rigoureuse et structurée, nous avons pu nous assurer que tous les processus étaient parfaitement adaptés aux besoins de notre client, et que la mise en place d'Odoo se déroulerait dans les meilleures conditions possibles.
Odoo, la solution
Pour répondre à ces défis, Digitic, société spécialisée sur la mise en place d’Odoo à la Réunion, a proposé de mettre en place la solution ERP Odoo. Odoo est une solution de gestion d'entreprise tout-en-un qui permet de gérer efficacement toutes les opérations commerciales, y compris les achats, les ventes, les stocks, les projets et la comptabilité mais aussi la création d’un site eCommerce et de fonctionnalités marketing.
Les modules Odoo suivants ont été utilisés pour répondre aux défis du concessionnaire d'occasion à la Réunion :
- Module Achats : pour gérer efficacement les achats de voitures d'occasion, les demandes de devis, les commandes fournisseurs et les factures d'achat.
- Module Ventes : pour gérer efficacement les ventes de voitures d'occasion, les devis, les commandes clients, les factures de vente et les avoirs.
- Module Stock : pour gérer efficacement les stocks de voitures d'occasion, les entrées et sorties de stock, les transferts de stock et les inventaires.
- Module Projets : pour gérer efficacement les projets de l'entreprise, tels que la préparation des voitures pour la vente, les réparations et les modifications.
- Module Comptabilité : pour gérer efficacement la comptabilité de l'entreprise, y compris la comptabilité générale, la comptabilité analytique.
- Module Site Web et ECommerce : génération d’un site vitrine avec les voitures en stock sur le parc
- Module CRM : gestion des prises de contact
En plus de ces modules, Digitic a également créé des rapports spécifiques pour l'activité du concessionnaire, tels que bons de commande ou des fiches signalétiques pour chaque voiture en stock, qui comprennent des informations détaillées sur la voiture, telles que le kilométrage, la couleur, le nombre de portes, etc.
Le module Site Web d'Odoo a également été utilisé pour publier les voitures en stock sur le site web de l'entreprise en un seul clic, en se basant sur les informations du véhicule dans le module Stock. Cela a permis au concessionnaire de gagner du temps et d'éviter les erreurs dans la publication des voitures en stock sur le site web.
Grâce au module Documents d'Odoo, le nombre d'impressions de documents nécessaires pour la gestion de l'entreprise a été considérablement réduit. Les factures d'achat et de vente, les bons de livraison et les autres documents ne sont générés qu’une seule fois et sont enregistrées numériquement dans le dossier client, ce qui a permis au concessionnaire de réduire ses coûts d'impression et de contribuer à la protection de l'environnement. La baisse du nombre d'impression est de l'ordre d'environ 70% 🌳
Résultats
La mise en place d'Odoo par Digitic a permis au concessionnaire d'occasion à la Réunion de réaliser des résultats positifs significatifs, notamment :
- Une gestion plus efficace et précise des achats, des ventes, des stocks, grâce aux modules Odoo utilisés.
- Une meilleure visibilité sur la rentabilité de chaque vente et des rapports précis pour l'activité, grâce au module Comptabilité et la fonctionnalité comptabilité Analytique
- Un nouveau canal de vente, le site web www.occasions974.re, grâce au module Site Web et à l'intégration avec le module Stock.
- Une réduction significative du nombre d'impressions de documents nécessaires pour la gestion de l'entreprise, grâce au module Documents.
- Un suivi SAV amélioré
Après la phase de recette, Digitic a également assuré une formation des utilisateurs et la rédaction d'un manuel pour les processus mis en place. Cela a permis au concessionnaire d'utiliser pleinement les fonctionnalités d'Odoo et de maximiser les résultats obtenus grâce à la mise en place d'Odoo et assure une conduite du changement sur cette solution.
La mise en place d'Odoo par Digitic pour Occasions 974 a été un succès. Les défis auxquels le concessionnaire a été confronté ont été résolus grâce aux modules Odoo utilisés, et les résultats positifs obtenus ont permis au concessionnaire de se développer et de prospérer.
Si vous êtes une entreprise à la Réunion, et que vous cherchez à améliorer la gestion de votre activité, vous pouvez nous contacter pour discuter de la façon dont Odoo peut vous aider.